Ben jij een ervaren Management Assistant die energie krijgt van organiseren, schakelen en ontzorgen op directieniveau? Houd jij moeiteloos overzicht, ben je communicatief sterk en voel jij je thuis in een dynamische, internationale organisatie waar geen dag hetzelfde is? Dan is dit jouw kans.

Voor DFDS Premium Cold Continent zijn wij op zoek naar een Management Assistant (32-40 uur). Een veelzijdige functie waarin je een belangrijke bijdrage levert aan de dagelijkse ondersteuning van de Managing Director, actief meedenkt binnen het Management Team én een centrale rol vervult in de interne en externe communicatie.

Functie omschrijving

Als Management Assistant ben jij de rechterhand en vertrouwenspersoon van de Managing Director. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen, brengt structuur aan in een dynamische omgeving en weet altijd het overzicht te bewaren.

Je beheert een complexe agenda, organiseert vergaderingen en internationale reizen, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat actiepunten worden opgevolgd. Daarnaast bereid je presentaties en rapportages voor en ben je het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe stakeholders.

Naast de managementondersteuning speel je een belangrijke rol binnen de communicatie van de organisatie. Je verzorgt de interne communicatie, ondersteunt bij social media en nieuwsbrieven en organiseert interne en externe bijeenkomsten. Dankzij jouw gevoel voor communicatie weet je informatie op een professionele en passende manier over te brengen.

Je bent niet alleen uitvoerend sterk, maar denkt ook actief mee. Je neemt deel aan MT-overleggen, signaleert kansen, bewaakt de voortgang van afspraken en weet precies wanneer je moet organiseren, schakelen of adviseren. Dankzij jouw proactieve houding kan de Managing Director zich volledig richten op de verdere ontwikkeling van de organisatie.

Werkzaamheden

• Beheren van de agenda en mailbox van de Managing Director
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen
• Coördineren van afspraken, internationale reizen en bijeenkomsten
• Bewaken van deadlines, actiepunten en planningen
• Opstellen van presentaties, rapportages en managementinformatie
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
• Ondersteunen van projecten en administratieve processen
• Verzorgen van interne communicatie, nieuwsbrieven en social media
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten
• Actief meedenken binnen het Management Team

Functie eisen

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Ruime ervaring als Management Assistant, Directiesecretaresse of Personal Assistant
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Beheersing van de Duitse taal is een pré
• Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Teams, Excel en PowerPoint)
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden
• Communicatief sterk en organisatiesensitief
• Proactieve, zelfstandige en oplossingsgerichte werkhouding
• Discreet, betrouwbaar en professioneel
• Stressbestendig en in staat snel te schakelen
• Affiniteit met communicatie en gevoel voor tone of voice

Bedrijfsprofiel

DFDS Premium Cold Continent maakt onderdeel uit van DFDS en is marktleider in geconditioneerd transport van dagverse en tijdgevoelige levensmiddelen. Vanuit meerdere locaties in Nederland, Duitsland en Polen verzorgen zij dagelijks hoogwaardige logistieke dienstverlening voor klanten in heel Europa.

Ondanks de omvang van de organisatie voelt DFDS nog altijd als een familiebedrijf. De lijnen zijn kort, collega's staan voor elkaar klaar en er is veel ruimte voor eigen initiatief. Je komt terecht in een internationale organisatie waar professionaliteit, betrokkenheid en samenwerking hand in hand gaan.

Arbeidsvoorwaarden

• Dienstverband voor 32 tot 40 uur per week
• Salaris tot € 6.000 bruto per maand, afhankelijk van kennis en ervaring
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden
• Een veelzijdige en verantwoordelijke functie met veel zelfstandigheid
• Direct samenwerken met de Managing Director
• Actieve rol binnen het Management Team
• Veel ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling
• Internationale werkomgeving met korte lijnen en een informele cultuur
• Werken binnen een organisatie die de professionaliteit van een internationale organisatie combineert met de betrokkenheid van een familiebedrijf

Ben jij de Management Assistant die overzicht brengt, vooruitdenkt en graag het verschil maakt binnen een internationale organisatie? Dan maken wij graag kennis met je.